Puis je dématérialiser tous mes documents papiers ? En d’autres termes, puis je les scanner et les détruire ? C’est la question que se posent aujourd’hui bon nombre d’entreprises et même de particuliers. Il faut dire qu’aujourd’hui la technique est mature. Elle autorise la dématérialisation facile, de grande ampleur et à petits coûts. Il est également vrai que les avantages de la dématérialisation sont multiples.
En premier lieu, la dématérialisation fait économiser de la place et donc des coûts. Les supports numériques accueillent aujourd’hui une quantité de documents que des salles entières ne pourraient contenir. Pour les entreprises, le coût de stockage du papier est un poste de dépense important. La dématérialisation présente l’autre avantage de faciliter l’accès à ses données archivées. Toute information est à portée de clavier selon des méthodes de classement de plus en plus sophistiqués et graphiques, là où le papier exigeait des délais longs pour retrouver l’information. Dématérialiser, c’est aussi faciliter la circulation de l’information : toute la société étant aujourd’hui en réseau, il est vrai que l’information dématérialiser peut emprunter les divers canaux de diffusion de l’information et circuler bien plus simplement que du temps du papier. Enfin, on y pense peu mais la dématérialisation améliore aussi considérablement les aspects sécurité de l’archivage. L’accès à l’information est mieux contrôlé, tracé. Mais dématérialiser ses documents est ce légal et surtout, si je dois produire demain en Justice ou auprès d’une administration une information pour me justifier ou faire valoir un droit, l’information dématérialisée est elle recevable par la Justice, les administrations ? Pour mémoire, la Loi impose des temps de conservation relativement longs des divers documents qui peuplent nos vies : c’est notamment 30 ans pour tout acte civil , 10 ans pour les commerçants , de 3 à 6 ans en moyenne pour l’administration fiscale. Que se passe t’il alors si le papier a été détruit et que seul une copie numérique peut être produite ? C’est en effet peut être ici que le bât blesse. Officiellement, depuis une Loi du 13 Mars 2000, il n’existe plus d’un point de vue légal de différence à faire entre les supports papiers et électroniques. Donc oui, la dématérialisation a été légalisée. Cette règle d’or a été introduite dans l’ancestral code civil français. L’article 1316-1 de ce code né du temps de Napoléon Ier, pose ainsi le principe : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… ». En apparence donc tout va bien mais la fin de ce même article du code civil vient immédiatement troubler la quiétude du lecteur attentif car il ajoute « … sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » C’est le juge qui va dès lors être amené à apprécier cette double réserve, al réserve relative à la conservation étant pour nous la plus complexe. En clair, si je produis un document dématérialisé et qu’une contestation est élevée par l’administration, mon adversaire dans le cadre d’un procès, sur la recevabilité de ce document, le juge va devoir trancher ce litige. Or, la Loi ne donne pas de considérations techniques ou organisationnelles qui vont guide le Juge pour qu’il dise si le document dématérialisé a été « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». C’est au regard de ce risque que bon nombre d’entreprises, notamment les banques, ont renoncé à détruire les documents contractuels originaux de leurs clients à l’occasion de la dématérialisation et se contentent par exemple de dématérialiser et détruire les documents secondaires qui peuplent leurs dossiers, pièces d’identité, documents cadastraux dans les dossiers de prêts immobiliers, etc. … Pourtant, il existe des pistes pour réaliser une dématérialisation conforme à la Loi et la jurisprudence viendra probablement se prononcer en pratique et en détail sur ce sujet dans les prochains mois. Dès à présent, on peut fixer trois grands critères à respecter. Tout d’abord, en entreprise, la dématérialisation doit obéir à un processus méthodique et systématique décrit dans un document endossé par la direction. Ensuite, les technologies utilisées doivent obéir à des standards reconnus et si possible ouverts. Enfin, ces technologies doivent être mises en œuvre par des acteurs eux mêmes reconnus sur le marché et pérennes. Ces trois critères seront obligatoirement débattus devant un juge dans l’hypothèse où la réserve posée à l’article 1316-1 du code civil est soulevée. Dématérialiser c’est bien, mais le faire dans le cadre d’une démarche réfléchie, c’est mieux.
